дом советов

Связаться с нами наяву

выводим предприятия из кризиса

настраиваем бизнес процессы

Главная страница | Агентство по работе с кадрами “ОКА”

Агентство по работе с кадрами "ОКА"

Чем занимается агентство?

Ошибочно полагать, что кадровая политика сводится только к оформлению кадровой документации и выплате премий и бонусов. Важно выстроить систему мотивации сотрудников, управления кадровым потенциалом, обучением и развитием персонала.

В рамках проекта Агентства корпоративного обучения и кадрового обслуживания “ОКА” мы оказываем услуги по внедрению системы управление персоналом (СУП).

Задача Агентства “ОКА” подобрать для каждой компании индивидуальные инструменты управления персоналом и подготовить инструкции по их исполнению.

Мы понимаем, что малые предприятия с небольшими оборотами не могут позволить себе оплату услуг консалтинговой компании. Но, тем не менее, они в них нуждаются.

Поэтому малому бизнесу мы предлагаем бюджетный пакет, включающий только самые необходимые услуги.

Работа с соискателями и адаптация новых сотрудников

У руководителей средних и крупных компаниях нет возможности самолично заниматься этой кропотливой работой. Часто малый бизнес не может позволить себе нанять профессионального рекрутера или заключить договор с компанией по подбору персонала. В этом случае им будет интересно пакетное предложение Агентства “ОКА” по поиску и подбору новых сотрудников.

Приходя на новое рабочее место, люди, как правило, испытывают стресс. Прежде чем человек сможет полноценно выполнять свои должностные обязанности, он должен пройти процесс адаптации и обучения. Работодатель со своей стороны тоже присматривается к новому сотруднику, оценивает его.

В первые рабочие часы новичкам проводят экскурсию по офису, рассказывают об истории компании, знакомят с внутренним распорядками и регламентами. Весь этот процесс можно упростить за счет создания корпоративной базы знаний.

Разработка системы мотивации сотрудников

Основные проблемы мотивации персонала связаны с двумя факторами:

“несправедливой” (непрозрачной) оплатой труда, распределением бонусов и льгот;
пренебрежением к нематериальной мотивации персонала;
неопределенными перспективами карьерного роста.

При непрозрачной системе начисления заработной платы сотрудники часто чувствуют себя обиженными, несправедливо обойденными руководителями. Им кажется, что “любимчики” начальства получают больше, а работают меньше. Это демотивирует их и ухудшает психологический климат в коллективе.

Поэтому материальную мотивацию нужно делать максимально прозрачной и зависимой от выполнения плана, KPI, квалификации сотрудника и других факторов. Важно, чтобы сотрудник видел четкую связь между своими действиями и оплатой труда, бонусами, премиями. Чтобы каждый понимал, за что платят ему, а за что его коллегам.

Как показывает наш опыт работы в российских компаниях, сотрудники часто страдают по следующим причинам:

непризнание значимости работника начальством и/или коллективом;
компания не поощряет стремление к повышению квалификации, учебе и продвижению по карьерной лестнице;
невнимание руководства и коллег к проблемам и нуждам сотрудников;
руководство не реагирует на жалобы и предложения сотрудников, не выполняет взятые на себя обещания;
сотрудник не понимает важности своей роли в общей работе компании, ощущает себя лишь винтиком в большой производственной машине.

Часто даже материальная мотивация не помогает сотрудникам справиться с психологическими проблемами, вызванными этими факторами. В результате, страдает производительность труда и креативность.

Особенно остро на невнимание и недооцененность реагируют творческие сотрудники, для работы которых наиболее важен душевный настрой.

Основная проблема нематериального мотивирования связана с тем, что требует индивидуального подхода. Кто-то в первую очередь стремится к продвижению по службе, а кто-то к признанию своей значимости.

Нематериальная мотивация призвана удовлетворять следующие потребности человека:

принадлежность к чему-то значимому;
уважение;
самоактуализация, самовыражение.

Из этого следует, что два основных направления, которых нужно придерживаться при мотивировании сотрудников — это стимулирование профессионального и личностного развития, а также признание вклада сотрудника в общее дело. Причем, деятельность организации на этом поприще должна быть закреплена в кадровой политике компании и внедрена в организационную культуру.

Человеку важно ощущать себя внутри социума. Особенно, когда в штате присутствуют удаленные сотрудники. Также как их коллеги, работающие в офисе, они тоже хотят быть членами коллектива. И такую возможность им нужно предоставлять.

Помочь в этом могут корпоративные мероприятия. Они могут носить развлекательный и образовательный характер. Проводиться в режиме он-лайн и офф-лайн. Задействовать не только сотрудников, но и их семьи (детей).

Примеры некоторых мероприятий для сотрудников:

Образовательные вебинары, позволяющие поднять профессиональный уровень. Приглашаются спикеры-эксперты, рассказывающие о новых трендах, тенденциях, изменениях в законодательстве в отрасли.
Вебинары, носящие общеобразовательный характер. Это могут быть встречи с психологами, диетологами, специалистами по этикету, фитнес тренерами, юристами и другими экспертами. На таких вебинарах могут обсуждаться проблемы взаимоотношений в семье, воспитания детей и тому подобное.
Различные конкурсы: фото, рисунков детей, песни, видео. Любые соревнования поднимают командный дух. За победу полагается весомый приз.
Корпоративы, на которые приглашаются передовики, выполняющие план.
На праздники поздравления и подарки.

Подобные мероприятия воспринимаются как забота со стороны работодателя. Людям нравится ощущать себя не просто винтиками в механизме предприятия, а частью большой семьи, личностью, которую уважает коллектив и руководство.

Агентство “ОКА” предлагает услугу по разработке системы нематериальной мотивации для каждой конкретной компании. Крупные производства могут позволить себе широкомасштабные мероприятия (например: направление сотрудников на дорогостоящее обучение, организацию корпоративов, тимбилдингов, вручение ценных призов и пр.). Но и для малого бизнеса со скромным бюджетом существует много возможностей поощрять и стимулировать своих сотрудников.

Если рассматривать советский опыт, то стимулирующим фактором является создание Доски почета, вручение почетных грамот и сертификатов, похвала на общих собраниях. Но все эти мероприятия не работают сами по себе, а должны быть вписаны в проработанную систему мотивации сотрудников.

Мотивировать сотрудников стоит не только на “трудовые свершения”, но и на саморазвитие, профессиональный рост, непрерывное повышение квалификации.

Обучение и развитие персонала

Сейчас часто приходится слышать, что обучение и развитие является важнейшим мотивирующим фактором для сотрудников. Но он срабатывает только при грамотной разработке и реализации на предприятии.

В январе-феврале 2017 года группа HeadHunter провела опрос среди почти 6000 соискателей с целью выяснить отношение людей к корпоративному обучению.

Результаты опроса:

24% опрошенных назвали обучение эффективной нематериальной мотивацией;
48% хотят, чтобы их материально поощряли за учебу: прибавкой к зарплате, премией или повышением в должности;
меньше всего стимулов к учебе у старых опытных работников, поскольку они убеждены, что и так все знают.

Какие выводы можно сделать из этого опроса? Обучение персонала только ради обучения – неэффективно для компании. Программы следует подбирать так, чтобы сотрудник мог применить полученные знания на работе и благодаря этому получить материальное вознаграждение (премию, прибавку к зарплате) и возможность для карьерного роста (после обучения занять новую должность).

Сейчас многие семинары и тренинги включают в программу фуршеты и кофе-брейки с угощением, развлекательную программу. Посещение подобных мероприятий уже может являться для сотрудников материальным поощрением.

На нашей практике бывали случаи, когда сотрудники просили организовать курсы, не имеющие прямого отношения к деятельности своей компании. Например: по психологии взаимоотношений, рукоделию. Это тоже может являться мотивирующим фактором. Поэтому и подобные варианты достойны рассмотрения.

В большинстве компаний, с которыми нам приходилось работать, не было четкого утвержденного плана по обучению и развитию персонала. Мероприятия проводились стихийно (по принципу: что под руку попало) или по инициативе партнеров, поставщиков и носили выраженный рекламных характер.

Другая распространенная ошибка, после обучения не проводится аттестация, оценка полученных знаний. Сотрудников отправляют на дорогостоящие семинары или курсы, но аттестацию по их итогам не производят и тем самым не стимулируют относиться к учебе ответственно. Этим же руководители лишают себя повода поощрить сотрудников за успешную учебу и прокачать свой HR-бренд.

Сложность внедрения системы обучения и развития персонала заключается в необходимости индивидуального подхода к каждому члену коллектива. Чтобы определить приоритеты каждого сотрудника, мы планируем проводить тестирование на мотивирующие факторы, стимулы, желание развиваться. Также можно запросить фидбек у руководителей и коллег. Важно определить, где интересы сотрудника сочетаются с интересами компании.

Ошибки в разработке и реализации программ обучения часто совершаются руководителями из-за того, что в компании нет ответственных за составление и реализацию плана развития персонала. Держать для этих целей специально обученную штатную единицу многим предприятиям не по карману. Поэтому целесообразно обратиться в Агентство “ОКА”, чтобы отдать эту работу на аутсорсинг и в комплексе решать проблему развития персонала и формирования кадрового резерва.

Кадровый документооборот в компании

Компаниям, у которых нет штатного специалиста по документированию трудовых отношений, Агентство “ОКА” оказывает услуги по организации кадрового делопроизводства. Для малых и микропредприятий эта услуга может идти в пакете с другими услугами по управлению персоналом.

В рамках пакетного комплексного обслуживания мы также предлагаем бесплатное проведение кадрового аудита для определенного числа сотрудников.

Сегодня предприятия перешли от традиционного (бумажного) ведения документации к электронному документообороту. Мы поможем настроить программы для кадрового учета.

Создание корпоративной базы знаний (wiki)

Многие компании недооценивают пользу от корпоративной базы знаний. Руководители часто ее путают с внутренним документооборотом или клиентской базой, что в большинстве случаев является коммерческой тайной, а потому доступ к этой информации должен иметь ограниченный круг сотрудников. Поэтому включать ее в корпоративную википедию руководители опасаются.

Информацию о компании, которую уместно размещать в открытом доступе, нередко можно найти на корпоративном сайте в разделах “О нас”, “История”, “Новости компании” и прочее. Еще лет 10 назад эти страницы делали Главными страницами корпоративных сайтов. Сейчас ситуация изменилась. Как показывает статистика, большинство клиентов перестали интересоваться корпоративной историей компании и ее внутренними новостями. В первую очередь людей интересует коммерческое предложение и условия сотрудничества. Особенно это касается сегмента b2c. Поэтому на Главных страницах сайтов приоритет отдается описанию продукции, акциям, распродажам, условиям работы.

Все компании, где есть более одного-двух сотрудников, сталкиваются с проблемой хранения и систематизации служебной информации, организации доступа к ней в зависимости от должностных полномочий сотрудника.

Какая информация хранится в корпоративной базе данных:

история компании;
корпоративная структура с контактами сотрудников;
брендбук (лого, бланки и пр.);
правила внутреннего распорядка;
регламенты;
сопроводительная, справочная, юридическая и финансовая документация;
скрипты для работы с клиентами;
материалы для совместной работы над проектом;
архив реализованных проектов;
сборник полезных статей;
информационно-справочные материалы;
новости и объявления;
личный опыт и знания сотрудников;
прочие документы.

Какие проблемы помогает решить база данных:

обучение и адаптация новых сотрудников (возможность для самообучения и аттестации, что экономит время менторов, руководителей и коллег);
повышение и/или поддержание квалификации сотрудников, расширение их полномочий;
стандартизация выполнения бизнес-процессов;
хранилище документов, шаблонов, бланков и пр.;
мотивация (история успеха сотрудников, личные достижения и пр.).

Структурирование такой справочной информации значительно экономит время сотрудников, облегчает адаптацию новичков. Вместо того, чтобы каждому вновь принятому сотруднику рассказывать одно и то же, можно дать ссылку на соответствующий регламент (документ) в базе знаний и при необходимости обязать пройти тест, показывающий усвоение информации.

Сборник подробных инструкций очень полезен не только новичкам, но и другим сотрудникам, если им приходится участвовать во множестве разнообразных бизнес-процессов всегда есть риск что-то упустить.

Важно, что эти знания принадлежат компании, а не какому-нибудь ключевому сотруднику, с уходом которого могут возникнуть проблемы с выполнением бизнес-процессов. Полезная информация должна накапливаться и передаваться.

База создается однократно, а потом корректируется и дополняется.

Первоначальная работа по созданию базы связана с разработкой ее структуры, подбору наиболее подходящей цифровой платформы, заполнению документами (часто их оцифровкой), систематизацией, настройкой доступа и прочее.

В работе с предприятиями нам нередко приходилось сталкиваться с проблемой, что документов, описывающих регламент выполнения бизнес-процессов, вовсе не существует. Правила передаются сотрудниками “из уст в уста”. При этом могут упускать важные моменты. Также не всегда бывает адекватная оценка усвоения этой информации, аттестация новых сотрудников может не проводиться. Поэтому при создании базы знаний приходится заново прописывать все регламенты, согласовывать и утверждать их. При необходимости записываются видео-уроки и презентации.

Как правило, у сотрудников, осуществляющих на предприятии текущую работу, нет ни времени, ни желания брать на себя дополнительную нагрузку и заниматься корпоративной базой. Поэтому целесообразно отдать этот проект на аутсорсинг Агентству “ОКА”.

По желанию руководства база знаний может располагаться на внешних ресурсах (например: Битрикс24, Google Drive, Яндекс.Диск, Dropbox, Atlassian и др.), на сервере компании, на закрытой части корпоративного сайта, в виде приложения для смартфона.

Услуга по созданию корпоративной википедии может потребоваться компаниям численностью от нескольких сотрудников. Но, как правило, руководители (собственники) осознают необходимость такой базы знаний только столкнувшись с кадровыми проблемами. В основном это некачественное обучение новых сотрудников, не систематизированное хранение общих документов, путаница в регламентах. Поэтому разработку корпоративных баз знаний мы предлагаем клиентам в качестве одного из инструментов для решения кадровых проблем.

Сюда же можно добавить проект цифровой наставник. Это когда дистанционно можно получать консультации профильных специалистов и давать возможность отслеживать результаты принятых решений.

Перевод компании на частичную или полную дистанционную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции весной 2020 года многие компании и в России были вынуждены перейти на дистанционную работу. Кто-то быстро адаптировался и справился с этой задачей с минимальной потерей эффективности. В основном это фирмы, в штате которых уже были сотрудники на “удаленке” и накопился опыт по онлайн взаимодействию. Это интернет магазины с доставкой, IT-компании, агентства по рекламе и продвижению в интернете, учебные центры и др.. Но даже у этих компаний возникли проблемы с сотрудниками, которые до этого работали только в офисе.

Меры самоизоляции и карантина носят временный характер. К тому же в некоторых сферах бизнеса сильно упал спрос и компании решили “переждать” кризис, распустили сотрудников и не стали совершенствовать систему работы на “удаленке”. Но есть и те, кто оценил эффективность такой организации труда и планирует использовать ее и после отмены карантинных мероприятий. Тем более, что при нынешнем состоянии экономики предпринимателям придется экономить на всем: аренде офиса, оборудовании рабочих мест, зарплатах сотрудников. И дистанционная работа поможет существенно сократить эти статьи расходов:

Нет необходимости в организации рабочих мест.
Можно брать на работу сотрудников с подходящими компетенциями, но живущих в других регионах, где заработная плата меньше.
Как показывает анализ сайтов по поиску персонала, на “удаленке” работники согласны работать за меньшую зарплату чем в офисе.

Другой важный фактор — это промышленный шпионаж. Проблема утечки коммерческой информации касается не только промышленных гигантов, но и малых и микро-предприятий. Особенно это актуально в небольших населенных пунктах. Конкуренты устраиваются на работу, чтобы получить доступ к клиентской базе, контактам ключевых контрагентов, выяснить обороты, каналы сбыта и прочее.

На нашей практике бывали случаи откровенного вредительства со стороны конкурентов и местных бандитских группировок. На сотрудников оказывали давление, чтобы получить необходимую информацию или действовать против интересов работодателя.

Частично минимизировать эти риски поможет внедрение дистанционной формы работы для сотрудников, имеющих доступ к коммерческой информации и не связанных с местными конкурентами.

При грамотно настроенной дистанционной работе деятельность сотрудников становится более прозрачной для руководства. Благодаря внедрению необходимых сервисов, руководитель может точно знать над какой задачей работает его сотрудник, сколько времени он на нее тратит, какие задачи запланированы.

Распространенные возражения против дистанционной работы:

Если сотрудник не находится в офисе, невозможно контролировать работает он или делает вид. Ответ на возражение: сотрудника невозможно полностью контролировать и в офисе. Ведь многие бездельники тратят рабочий день на бесконечное общение с коллегами или в соцсетях, решают личные проблемы, находясь на глазах у начальства. Чтобы проверить их эффективность, необходимо внедрение системы KPI (личное планирование) и еженедельных отчетов. Эти способы также применяется и для измерения эффективности дистанционных работников.
Ничто не заменит личного контакта. Руководитель должен знать людей, которыми управляет. Ответ на возражение: Многие руководители пока не привыкли общаться с сотрудниками с помощью видеозвонков и видеоконференций. Но в быту такая форма общения уже стала нормой. Для делового общения это еще удобней, потому что по ходу разговора можно демонстрировать собеседнику экран компьютера, обмениваться файлами, ссылками. Разговор можно записывать. Это полезно, когда надо запомнить много информации, получить от начальства указания и ничего не упустить. А лицо сотрудника можно рассмотреть и на экране.
Если сотрудник не в офисе, его будет сложно “дернуть”, если надо решить какой-то вопрос. Ответ на возражение: устраиваясь на работу, дистанционный сотрудник подписывает регламент взаимодействия, в котором указано, какое время он обязан проводить за компьютером и быть на связи с начальством. Если он нарушает регламент (фактически прогуливает), это может стать причиной для увольнения.
Как начальник поймет, что сотрудник его правильно понял? Он же не видит выражения его лица. Ответ на возражение: Если давать сотрудникам четкие, недвусмысленные указания, проблем со взаимопониманием не будет. Для фиксации всех распоряжений необходимо ввести систему постановки задач с помощью специальных сервисов корпоративного управления. Например, Битрикс24 от компании 1С. Подобные системы сейчас используют и для организации работы офисных сотрудников. Это эффективней, чем давать подчиненным устные указания на ходу, в спешке, по телефону.
Не может ли дистанционный работник вдруг пропасть из поля зрения работодателя, и уйти со связи? Где его потом искать? Ответ на возражение: К сожалению, неожиданно бросить работу может и офисный работник. При приеме на работу дистанционного сотрудника, с ним заключается трудовой договор. В нем указываются паспортные данные и все возможные способы связи. Кадровые службы оформляют документы найма, как полагается законодательством РФ. Если человек пропадает, его можно уволить за прогул, не выплачивать зарплату за невыполненную работу.
Домашняя обстановка расслабляет сотрудников. Им труднее сосредоточиться, настроиться на рабочий лад. Поэтому они менее собраны по сравнению с работниками офиса. Ответ на возражение: Действительно, работать дома без надзора начальства могут только люди с высокой степенью самодисциплины. Но компании и не нужны безответственные лентяи, которых приходится постоянно подгонять и настраивать на рабочий лад.

Организация дистанционной работы экономит компании ресурсы, но такая форма еще непривычна для большинства руководителей. В рамках деятельность Агентства “ОКА” мы предлагаем клиентам настроить дистанционную работу, разработать и внедрить систему контроля, организовать эффективную коммуникацию между сотрудниками.

Для эффективной работы на “удаленке” необходимо внедрить систему KPI и оплату сотрудников по результату, а не за отработку определенного количества часов. Эту услугу Агентства “ОКА” оказывает своим клиентам.

Также для организации дистанционной работы будет полезно использование корпоративной базы знаний, созданием которой, как уже говорилось выше, занимается Агентство “ОКА”.

Внедрение системы KPI

Для оценки работы сотрудников вводится система KPI (Key Performance Indicator) – ключевые показатели эффективности – система количественных индикаторов, отражающих результативность работы каждого сотрудника. Проще говоря, это план, который должен выполнить сотрудник за определенное время (месяц).

Услуга по внедрению KPI особенно актуальна для компаний, где работают “удаленщики”. Как понять, насколько сотрудники загружены работой? Сколько времени они тратят на выполнение своих обязанностей?

Например, для оценки работы бухгалтера составляется месячный план работ. В компании разрабатывается стандарт (или берутся средние значения по отрасли), сколько времени должен потратить сотрудник на каждую операцию при средней производительности труда. При этом учитывается, что могут возникнуть неотложные, незапланированные работы, проблемы, требующие срочного решения. Затраченное на них время может учитываться по факту.

Например, если руководитель считает, что его подчиненный потратил слишком много времени на общение с контрагентами, то можно предоставить ему скрины переписки или записи телефонных переговоров. Желательно, чтобы все телефонные разговоры сотрудников записывались. Это легко сделать с помощью стандартных решений CRM, которую ООО “Дом Советов” тоже поможет внедрить.

Система KPI выгодна не только работодателю, но и работнику. Это показатель его трудолюбия и эффективности. Начальник уже не сможет предъявить претензию, что он бездельничает. Всегда можно поднять отчеты и доказать обратное.

Также сотрудника можно премировать за перевыполнение плана. Например, если он хочет больше заработать и берет на себя дополнительную нагрузку.