Проблемы, с которыми нередко сталкиваются средних и крупных компаний

Учет в компании становится абсолютно прозрачным, скрыть злоупотребления руководителей уже практически невозможно.

При внедрении системы централизованного управления холдингом, финансовые службы предприятий полностью теряют самостоятельность. Акционеры имеют полный доступ к этой базе финансовых операций.

В режиме он-лайн акционеры не только видят все входящие и исходящие платежи, но и могут запретить проведение банковской операции, которая покажется им подозрительной.

Это можно сделать даже из приложения для смартфона.

Каждый руководитель, контролирующий банковские счета, настраивает удобную для себя систему оповещения о готовящихся денежных переводах. Уведомления могут приходить в виде SMS, сообщений в мессенджеры (WhatsApp, Viber), на e-mail.

Например, коммунальные и налоговые платежи не требуют обязательного согласования с акционерами, но их проведение должен утвердить финансовый директор. Но по факту оплаты акционеры получают уведомления о проведенной банковской операции.

В случае, если платеж направлен сомнительному контрагенту, или превышает определенную сумму, то без одобрения акционеров осуществить его будет технически невозможно.

Автоматическая система блокирует банковскую программу (Банк-Клиент), не давая совершить операцию.

Также акционеры смогут контролировать движение наличных средств через кассу предприятия.

Например, если с расчетного счета были сняты наличные средства, можно проконтролировать, поступили ли они поступили в кассу предприятия или были “потеряны” по дороге из банка.

Это необходимый и очень удобный инструмент для финансового планирования.

Программа рассчитает график и суммы платежей, что позволит избежать дефицитов платежных средств и кассовых разрывов.

При построении модели программа учитывает множество различных факторов, что минимизирует промахи в прогнозировании. Можно моделировать гипотетические ситуации, задавая параметры предполагаемых контрактов, задержки платежей, неоплаты.  

Финансовое планирование сильно облегчает работу бухгалтерии и финансовой службе. Пропадает необходимость строить и постоянно корректировать данные в громоздких Excel-таблицах. Ручное ведение такого учета всегда ведет к случайным ошибкам. Кто-то из сотрудников может неправильно перенести данные в таблицу или случайно удалить их. Также велика вероятность умышленного искажения данных. 

Часто менеджеры обворовывают компании, заключая изначально убыточные или фиктивные договора. В автоматизированной системе предусмотрена возможность контроля всех заключаемых договоров.

Для каждого договора разрабатывается маршрут согласования, на котором его всесторонне изучают юристы, финансисты и служба безопасности. Возможность заключения менеджерами договоров за откаты сводится к минимуму.

Через систему согласования могут проходить как доходные, так и расходные договора, поскольку злоупотребления происходят в обоих случаях.   

Затраты невозможно оптимизировать без составления прозрачной структуры расходов. Даже при добросовестных руководителях компании часто сильно переплачивают из-за недостаточной организованности. 

А если топ-менеджеры целенаправленно доводят предприятие до банкротства, то структуру расходов сознательно запутывают, чтобы скрыть свои аферы.

Автоматизированная система позволяет сгруппировать расходы в удобную для анализа форму отчета, на основании которой можно проводить оптимизацию и выявлять злоупотребления.

Для принятия управленческих решений необходимо проводить аналитику во многих разрезах:

• какую выручку приносит каждый договор и какова себестоимость оказанных услуг;
• насколько рентабельно содержать какое-либо оборудование или выгодней его арендовать для определенных работ;
• окупаются ли затраты на какой-либо проект;
• и многое другое.

Таких параметров много и все они необходимы для принятия верных решений.

Автоматизированная система позволяет быстро и безошибочно собирать необходимую информацию. При этом исключен человеческий фактор, когда данные теряются при переносе из одной таблицы Excel в другую.

От подобных ошибок не застрахованы даже добросовестные сотрудники. Как правило, при ведении такого многофакторного учета в таблицах Excel всегда возникает путаница.

Когда нет автоматизированной системы, компании ведут бюджетный и управленческий учет в таблицах Excel. Таким же образом учитываются и договора. Эти данные, как правило, разбросаны по компьютерам множества сотрудников из разных отделов.

Часто учет дублируется, возникает неразбериха, где какие данные искать и с кого за что спрашивать.

В таблицы закрадываются серьезные ошибки и не всегда можно определить кто из сотрудников их допустил. Обычно никто не признается в своих промахах, сваливая вину на коллег.

При учете в Excel важная коммерческая и финансовая информация может легко и безнаказанно “сливаться” конкурентам и другим заинтересованным лицам.  

Автоматизированная система снижает подобные риски.

Во-первых, у каждого сотрудника есть доступ лишь к небольшой части данных. Только акционеры и доверенные директора смогут увидеть картину целиком.  

Во-вторых, в системе можно установить систему согласования (или запрет) на экспорт и печать особо важных документов. Это актуально, если сотрудник имеет дело с закрытой коммерческой информацией, которая не должна “утекать” из компании.

Подобные меры не гарантируют “слива” информации, но минимизируют риск. И почти всегда можно определить, кто виноват в утечке. Система фиксирует, кто и когда открывал эти документы и что исправлял.

Автоматизация, а вместе с ней и оптимизация, неизбежно приводят к высвобождению сотрудников.

Несмотря на серьезные первоначальные вложения, в долгосрочной перспективе подобная модернизация влечет экономию бюджета и значительное улучшение качества ведения учета.  

Это особенно актуально, когда недобросовестные управленцы и финансисты обворовывали компанию или даже вели к банкротству. К сожалению, нам часто приходится сталкиваться с таким поведением менеджеров.

Обычно главный бухгалтер в курсе финансовых злоупотреблений и покрывает их. Поэтому все попытки акционеров навести в компании порядок будут саботироваться финансовыми подразделениями. 

Только внедрение автоматической системы  финансового  и управленческого учета поможет минимизировать влияние вредителей. А то и вовсе избавиться от них.